Vaše rodinné setkání střední velikosti: plánovací kontrolní seznam | lepší domy a zahrady

Sjednání rodiny je skvělý způsob, jak shromáždit vaši rodinu, i když roste a mění se. Je to příležitost oslavit historii vaší rodiny, nedávné úspěchy a nové doplňky. Ať už je to piknik v parku, gril na pláži, shromáždění státního parku nebo shromáždění v domě někoho jiného, ​​vhodně naplánované setkání přitáhne i ty nejbližší osoby v rodině na odpolední zábavu na slunci.

Pokud plánujete sloučení rodiny pro přibližně 100 lidí, budete chtít začít s plánováním asi šest měsíců předem, abyste mohli vydělat úroky a najmout některé poslance, kteří vám to pomohou vytáhnout. Zde je kontrolní seznam, který vám a vaší rodině pomůže začít!

6 měsíců předtím

Před jakýmkoli plánováním může začít vážně, musíte určit, kdo se chce zúčastnit setkání. Pošlete e-mailem rodinný průzkum, abyste mohli posoudit zájem, získat představu o tom, kolik lidí by se zúčastnilo, a zjistit, která data a místa budou nejlépe fungovat. Měli byste se také zeptat na rozpočet, abyste věděli, kolik peněz jsou lidé ochotni utratit za akci. Pokuste se poskytnout rozsahy nákladů na osobu, aby lidé snadno pochopili. Pomocí online nástroje, jako je Survey Hero, můžete zdarma navrhnout anketu a sdílet odkaz s členy rodiny. Nastavení online ankety vám pomůže uspořádat odpovědi hned, jak se objeví.

Teď je také čas rozhodnout, zda se setkání setká v rodině člena rodiny nebo na jiném místě. Reuniony držené v domovech jsou často hostovány rodinným matriarchem nebo patriarchou, obzvláště když babiččin dům hrál silnou roli v rodinné historii. Búrlivé vánoční večírky, příležitostné grilování Labor Day, a dokonce i promoce, mohou být skvělou příležitost shromáždit daleko zmítané příbuzné a dávno ztracené členy rodiny pod jednou střechou. Pokud je váš prostor poněkud omezený, můžete zvážit provedení rodinného setkání „den otevřených dveří“, kam by lidé mohli přicházet a odcházet po celý den. Ať už pořádáte setkání nebo babička, ujistěte se, že máte pomoc. Uveďte nějaké spolehlivé tety, které chcete vařit, a některé nadšené sestřenice pro organizování aktivit. Nebo, pokud to váš rozpočet dovolí, najměte si caterera, který doplní vaše domácí pečená jídla a udrží nápoj tekoucí.

Mít rodinné setkání na jiném místě, než je domov člena rodiny, znamená, že za veškerá opatření nenese odpovědnost žádná rodina. Úkoly lze rozdělit mezi rozšířené rodinné skupiny, což zmírňuje část plánovacího zatížení. Také vám to umožní ubytovat více lidí, než může kdokoli jiný. A pokud jde o cestující členy rodiny, může jim umístění s dalšími rekreačními aktivitami umožnit přeměnit shledání na plnohodnotnou rodinnou dovolenou a vydělat maximum z vynaložených cestovních dolarů.

5 měsíců předtím

Požádejte o pomoc a spojte svůj výbor pro plánování sjednocení. Budete muset najít spolehlivé a nadšené příbuzné, kteří by se mohli starat o:

• Nalezení místa pro událost. Pokud nemáte shledání u rodinného příslušníka, musíte začít hledat místo. Váš pomocník bude muset prozkoumat místa, která se zabývají různými zájmy, věkovou úrovní, fyzickými schopnostmi a finančními zdroji. Ideální jsou rodinné parky u oceánu nebo u jezera; na vodě i na pevnině je třeba dělat věci, které by dětem umožnily zaneprázdnění a lenošení na pláži pro dospělé. Mnoho rekreačních oblastí a státních parků má „manažera destinace“, který vám může pomoci s podrobnostmi o vašem sloučení. Podívejte se na naše doporučení pro 10 skvělých míst pro rodinné setkání, abyste vyvolali nějaké nápady.
• Přišel na jídlo pro událost. Pokud plánujete potluck, někdo bude muset určit menu, přiřadit jídla a další potraviny do každé rodiny. Mohou také potřebovat zajistit další vaření a / nebo grilovací zařízení v místě. Nebo, pokud neplánujete zvládnout všechno jídlo sami, váš pomocník bude muset najít caterera.
• Ozdoby, pozvánky a značky. Postoupení jedné osoby na starosti s tištěnými materiály pomůže zajistit konzistentní téma události.
• Aktivity a zábava. Atletický příbuzný by se mohl starat o volejbalovou síť, naplánovat hry pro děti a zajistit, aby byla pokryta hudba. Krokety, badminton a volejbal jsou všechny skvělé skupinové aktivity venku. Nebo požádejte sestřenice, aby vytvořila hernu pro děti a plánovala zásoby s deskovými hrami a dalšími aktivitami, aby děti byly zaneprázdněny.
• Rodinná historie. Spojení rodokmenu je skvělý způsob, jak začlenit své dědictví do události. Můžete také zvážit vytvoření malých rodinných novin, které upozorní na nedávné rodinné události, zvláštní fakta a historii.
• Fotografie a / nebo video. Tuto událost budete chtít zaznamenat pro budoucí generace. Zvažte vytvoření online fotogalerie, kde by každý mohl sdílet své fotografie po události, nebo si vytvořit účet pomocí služby online fotoknihy, kde si můžete vytvořit účastníky na fotografování.
• Vyčištění. Vyžádejte si několik lidí pro tento masivní úkol!

Zvažte správu svých dobrovolníků pomocí nástroje, jako je Signup Genius, který vám umožní vybírat dobrovolníky a odesílat skupinové zprávy a připomenutí úkolů, aniž by zaplňoval vaši doručenou poštu.

Měli byste také vést rozhovory s plánovacím týmem o rozpočtu. Na základě zpětné vazby, kterou jste obdrželi z původního průzkumu, určete pracovní rozpočet, abyste mohli udržet náklady pod kontrolou.

4 měsíce předtím

Doufejme, že váš výbor dělal své domácí úkoly! Čtyři měsíce před sloučením rodiny plánujte splnění následujících úkolů:

• Dokončete datum a umístění. Zjistěte, jaké vybavení bude k dispozici: pitná voda, bazén, grilovací zařízení, šatny, vnitřní prostor (v případě deště), piknikové stoly atd.
• Diskutujte o tématech a možném rozvrhu.

Dokončit plány na shledání laskavosti a memorabilia. Ať už se jedná o video, brožuru o rodinné historii nebo o trička, členové rodiny si budou chtít něco vzpomenout na tuto velkou příležitost. Podívejte se, jak dát dohromady uvítací tašku pro perfektní rodinné setkání. Požádejte člena umělecké rodiny, aby navrhl tričko, čepici, mikinu nebo jiné osobní oblečení. Nechte člena výboru pověřit rodinnou historií, aby nastínil, co je potřeba pro zobrazení rodokmenu nebo videa, takže jste připraveni na tuto žádost členů rodiny.

3 měsíce předtím

S hlavními detaily vaší akce na místě, je na čase, aby se slovo oficiálně a začít zamykat v detailech dne.

• Poslat pozvánky. Můžete použít online službu, jako je Evite, abyste dostali pozvánky nebo je poslali e-mailem nebo tradiční poštou. V každém případě byste měli zahrnout následující:

Konečné časy, místa, mapy, trasy jízdy, náklady a plán událostí.

V případě potřeby možnost registrace pro konkrétní činnosti.

Úkoly pro příbuzné, kteří dobrovolně přinesli jídlo nebo jiné předměty.

Žádost o fotografie a / nebo příběhy, které byste zahrnuli do rodinné historie nebo videa.

Uveďte datum RSVP spolu s e-mailovou adresou, telefonním číslem nebo poštovní adresou, na kterou mohou reagovat. Požádejte členy rodiny, aby případně poskytli informace o ubytování nebo příjezdu.

Pokračujte s dobrovolníky a podle potřeby vyplňte úkoly.

Naplánujte události a aktivity. V případě potřeby zajistěte pro své činnosti odborníky nebo místa. Například si můžete zarezervovat softballové hřiště nebo si najmout průvodce nebo instruktory jógy. Pokud se setkání setkáte s někým doma, zeptejte se příbuzných nebo místního komunitního centra, zda si můžete do herny půjčit nějaké venkovní sportovní vybavení nebo hry. Zvažte, zda byste neměli mít v herně televizor, videorekordér nebo DVD přehrávač, spolu s videi odpovídajícími věku, aby se děti bavily, když všichni potřebují čas na prostoje.

Nakupujte předměty, které potřebujete pro jakékoli řemeslné činnosti.

Naplánujte a naplánujte jídlo.

• Vytvořte seznam všech jídel, které budete jíst nebo jaké jídlo budete potřebovat.
• Každému příbuznému přiřaďte jednu položku jídla. Využijte jejich specialit na vaření, jako je bramborový salát tety Mayové nebo borůvkový koláč Cousin Lynn.
• Příležitostný bufet je pravděpodobně nejlepším přístupem k domácímu setkání, jednoduše proto, že umožňuje lidem jíst v směnách. To je také ideální, pokud je počet sedadel omezený.
• Pokud máte v plánu najmout kuchaře, je čas je zajistit. Někteří restaurátoři jednoduše spravují kuchyň, zajišťují doplňování bufetu a udržují nápoj v chodu, takže si můžete užít párty.
• Obraťte se na restaurace, abyste zjistili, zda se v nich vejdou velké skupiny, a v případě potřeby proveďte rezervace.

2 měsíce předtím

Věci se začínají scházet a zábava je blízko! Zůstaňte na vrcholu těchto organizačních úkolů a budete v dobré kondici.

• Sledujte podrobnosti účastníka. Začněte seznam těch, kteří potvrdili svou účast, kde budou bydlet a kdy dorazí. Pokud jste k odeslání pozvánek použili online systém jako Evite, bude sledovat RSVP. Uchovávejte však dokument Google Sheet nebo Excel se všemi ostatními informacemi, jakmile se objeví odpovědi.
• Rezervujte si půjčovnu vybavení, jako je pódium, mikrofon, stoly nebo židle.
• Potvrďte rezervace restaurací a uveďte svůj nejnovější odhad hostů.
• Proveďte konečné nákupy.

Řemeslné potřeby

Dekorace

Laskavosti, personalizovaná trička, jednorázové fotoaparáty nebo jiné předměty, které hodláte dát na shledání.

Objednejte si kopie rodinné historie nebo videa.

1 měsíc předtím

S 30 dny před opětovným setkáním jsou první úkoly ve vašem měsíčním seznamu úkolů jednoduše potvrzením podrobností plánů, které již máte na svém místě.

• Potvrďte to s příbuznými, kteří přinášejí jídlo nebo jiné zásoby.
• Potvrďte místa schůzky.
• Potvrďte aktivity.
• Potvrďte ubytování na spaní.

2 týdny předtím

Nyní je čas se zaregistrovat u dobrovolníků, kterým byly přiděleny konkrétní úkoly, aby potvrdily časy a konečný počet hostů.

• Stravování

V případě potřeby kontaktujte restaurace s konečným počtem hostů.

Objednejte si za studena krájené talíře, koláče nebo jiné párty z místního obchodu s potravinami nebo pekaře.

Pokud je to nutné, kontaktujte caterera s konečným počtem hostů.

Prodejci

• Potvrďte podrobnosti u svého fotografa / tvůrce videa
• Potvrďte podrobnosti u jiných poskytovatelů služeb, jako jsou vedoucí aktivit nebo průvodci

Dekorace a značení

• Nakupujte ozdoby a spotřební materiál na poslední chvíli.
• Vytvářejte značky a nápisy.

Vyčištění

• Potvrďte dobrovolníky
• Zajistěte darování zbylého jídla místnímu útulku nebo jídelně

2 dny předtím

• Projděte si sjednání minutiae s výbory.
• Vyzvedněte si půjčovnu, jako jsou židle, stoly atd.
• Připravte si závěrečné platby a tipy pro všechny profesionály a pomoc, kterou jste najali, jako je kuchař a čekací personál. Vložte je do samostatných obálek, abyste je mohli během akce rychle rozdat podle potřeby. Nezapomeňte, že další tipy můžete poslat později, pokud byl jejich výkon výjimečný. Jinak je obvyklý tip 10 až 15 procent, pokud není zahrnut v jejich poplatku.

Den před

• Nastavit a vyzdobit.
• Vyspat se!

Post Reunion

Po akci budete mít několik dalších podrobností. Do 2 týdnů od akce budete muset:

• Napište poděkování zvláštním účastníkům, příbuzným, kteří darovali čas a peníze, a všem ostatním lidem, kteří pomohli vašemu úspěchu uspět.
• Nahrajte fotografie do online fotografické služby. Pokud jste pořídili fotografie sami, nahrajte obrázky na web, jako je Shutterfly nebo Snapfish. Za pár týdnů můžete odkaz sdílet s účastníky a také požádat, aby přidali své fotografie do vytvořeného alba, aby si ostatní členové rodiny mohli zakoupit kopie vašich fotek. Pokud umístíte všechny fotografie na jedno místo, můžete si také vytvořit knihu fotografií, kterou si mohou ostatní objednat, jakož i memento události.

Darujte nebo distribuujte zbytkové laskavosti, dekorace, brožury rodinné historie atd.

Do 4 týdnů od akce se postarejte o následující:

• Následujte kroky s filmařem a fotografem a zjistěte, kdy budou materiály připraveny k distribuci.
• Pošlete e-mail nebo hromadnou korespondenci všem, kteří se zúčastnili, shrnuli slavnosti, poděkovali jim za účast a řekli jim, kde si mohou z vaší akce koupit fotografie, videa nebo jakékoli další předměty.